تکنیک آیزنهاور: روشی کارآمد برای مدیریت زمان 

سیستم سازماندهی آیزنهاور 

مدیریت زمان یکی از مهارت‌های حیاتی برای همه افراد در دنیای امروز است. بسیاری از ما با چالش‌هایی مانند فشار زمانی، وظایف بیشمار و اولویت‌بندی وظایف روبرو می‌شویم. در این مقاله، به معرفی تکنیک آیزنهاور به عنوان یک روش کارآمد برای مدیریت زمان می‌پردازیم. تکنیک آیزنهاور، یک سیستم سازماندهی زمانی است که توسط ایوزنهاور در دهه ۱۹۱۵ معرفی شد و به وسیلهٔ بسیاری از افراد در سراسر جهان استفاده می‌شود. 

 

آیزنهاور کی بود؟ 

دوایت دیوید آیزنهاور (به انگلیسی: Dwight David “Ike” Eisenhower) معروف به «آیک» (زاده ۱۴ اکتبر ۱۸۹۰ – درگذشته ۲۸ مارس ۱۹۶۹) ژنرال پنج ستاره و سیاستمدار آمریکایی بود که از سال ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱ به‌عنوان سی و چهارمین رئیس‌جمهور ایالات متحده آمریکا مشغول به فعالیت بود. ویکی پدیا 

وی با مهارت مدیریت زمان و سازماندهی وظایف، الگوی بهره وری بود و بعد از نشر کتاب «هفت عادت مردمان موفق» توسط استفان کاوی روش آیزنهاور به شهرت جهانی دست پیدا کردن و در سراسر جهان علاقه مندان خودش را پیدا کرد. 

آیزنهاور می‌گوید: 

من روزمره دو نوع مشکل  ضروری و مهم دارم. موارد ضروری مهم نیستند و موارد مهم هرگز ضروری نیستند. 

  

۱. مفهوم تکنیک آیزنهاور: 

   تکنیک آیزنهاور بر اولویت‌بندی و سازماندهی وظایف بر اساس اهمیت و ضرورت آن‌ها تمرکز دارد. در این روش، کارهای روزانه را به دو بخش عاجل و مهم تقسیم می‌کنیم. وظایف عاجل مربوط به وظایفی هستند که مهلت زمانی آن‌ها نزدیک است، در حالی که وظایف مهم به وظایفی اشاره دارند که در بلندمدت برای رسیدن به اهداف اصلی ما بسیار حیاتی هستند. این تقسیم‌بندی کمک می‌کند تا بتوانیم بهترین استفاده را از زمان خود برای دستیابی به اهداف مورد نظرمان داشته باشیم. 

در ادامه مقاله این روش را بیشتر توضیح خواهیم داد و کشف می کنیم که چطور به طور منظم و درست در زندگی روزمره از این تکنیک استفاده کنیم چون با تنها دانستن این روش هیچ معجزه ای رخ نمی دهد برعکس با دیدن وظایف بی شماری که با این روش لیست شده است بیشتر ناامید خواهیم شد مگر این که در استفاده از آن به درستی عمل کنیم، پس به یاد داشته باشید: 

انجام ندادن تکنیکی به مراتب بهتر از اشتباه انجام دادن آن است! 

  

۲. مراحل استفاده از تکنیک آیزنهاور: 

   الف) شناسایی وظایف: 

 در ابتدا باید تمام وظایف و کارهای روزانه خود را شناسایی کنید و آن‌ها را به صورت جامع در یک لیست ثبت کنید. این کار را بدون قضاوت انجام دهید و هر کاری که در ذهن تان میرسد که باید فردا انجام دهید را بنویسید.  

آقای دیوید آلن کاشف روش مدیریت زمان GTD این طور می گوید:« ذهن برای خلق ایده هاست، نه برای نگهداری آنها» 

بنابر همین حالا یک کاغذ بردارید و در بالای آن بنویسید «لیست تمام وظایف امروزم» و سعی کنید تمام کاری های امروز تان ره یاداشت کنید. اما قبل آن به این نکته کلیدی توجه داشته باشید: 

 

 

 

یک نکته کلیدی عمل گرایی برای یاداشت وظایف روزانه: 

 طبق تحقیقات که طی سال ها انجام شده و پول هنگفتی برای بدست آمدن نتایج آن صرف شده تا راز افراد موفق برای عملگرایی و انجام کار ها در زمانش پیدا شود این بوده که یکی از دلایل انجام نشدن کار ها این است که در زمان نوشتن آنها ما از افعال استفاده نمی کنی و بخش تصمیم گیری ذهن ما برای انجام آن دچار تعلل می شود و نمی تواند روش انجام،‌ اهمیت و فوریت آن کار را تشخیص دهد. بطور مثال عبارت 

 « کتاب هفت عادت مردمان موفق» 

 برای مغز من و شما هیچ مفهومی عملی ندارد و نمی تواند جزئیات آنرا تجسم کند اما در عوض عبارت 

 « خواندن سه صفحه از کتاب هفت عادت مردمان موفق» 

 برای مغز ما کاملا مشخص می سازد که چی کاری را باید انجام دهد چون این جمله دارای فعل «خواندن» و مقدار« سه صفحه» می باشد. 

اگر شما از جمله افرادی کامل گرای هستید و می گویید «این نکته بسیار ساده است و من نیاز به یک تکنیک معجزه ای دارم» بدانید که موفقیت و کامیابی در مدیریت زمان با همین نکته های ساده بدست میاید و فرق افراد موفق با معمولی ها در به ظرافت انجام دادن تنها همین نکته های به ظاهر ساده و کلیدی است. 

شما صد ها صفحه املاء نوشته می کنید ولی معلم نازنین تان تنها حروف اشتباه شما ره دایره می کند! 

 

   ب) ارزیابی اولویت 

هر وظیفه را با دقت ارزیابی کنید و مشخص کنید که الویت چندم تان است؟ بر این کار شما می توانید از روش اولویت بندی کارها بر اساس روش VED که یکی از قدیمی‌ترین روش های اولویت بندی کارها است استفاده کنید که از آن به عنوان تکنیک ABC نام می‌برند. در روش ABC هر کار یا فعالیت، در یکی از سه دسته‌ی زیر قرار می‌گیرد: 

دسته‌ی A: کارها و فعالیت‌های دارای اولویت بالا (Vital) 

دسته‌ی B: کارها و فعالیت‌های دارای اولویت متوسط (Essential) 

دسته‌ی C: کارها و فعالیت‌های دارای اولویت پایین (Desirable) 

گاهی اوقات، به جای ABC از اصطلاح VED (حرف اول سه کلمه‌ای که در کنار هر دسته نوشته‌ایم) استفاده می‌شود. میتوانید از رنگ های سرخ و سبز و سیاه نیز استفاد کنید. 

این کار در عمل 

به لیست کار های تان نگاه کنید و از خود بپرسید الویت های من کدام است؟ کدام کار ها ره باید اول انجام بدهم؟ و کدام کار ها را باید در آخر اگر زمان شد انجام بدهم؟ یعنی کار های که در دسته C استند ره در صورت که زمان نرسد و انجام ندهیم میتوانیم روز دیگری انجام بدهیم. 

 

یک نکته کلیدی برای ماهر شدن در الویت بندی: 

الویت بندی کار بسیار دشوار است چون باید حاظر باشیم بعضی ها ره قربانی کنیم طوریکه حاظر باشید از الویت شماره B را برای انجام شدن الویت شماره A چشم پوشی کنید از همین رو الویت بندی یکی از دغدغه های بسیار جدی همه افراد است چون ما انسان ها کمتر حاظر هستیم چیز های ره که دوست داریم بدست بیاوریم را فدا کنیم و ازشان بگذریم تا به چیز های درست تر برسیم یعنی همه ره با هم می خواهیم. 

از الویت بندی نترسید با آن دوست شوید 

اما برای موفقیت در انجام کار ها اولویت بندی جز اساسی است چون باعث میشود ما از هدر دادن زمان خود بر انجام کاری های که ما ره به اهداف مان نزدیک نمی کند باز دارد و در عوض بطور تمرکز ۱۰۰ درصدی کار های ره انجام بدهیم که هر روز ما ره به اهدافمان نزدیکتر می کند بنابرین چرا از فرشته ای که دست ما ره می گیرد و راه درست ره برای ما نشان می دهد بترسیم؟ برای دوست شدن با الویت بندی باید آنقدر این کار ره  با بی رحمی تکرار کنید که ملکه ذهن تان شود و در هذف کردن کار ها ماهر شوید. 

 

   ج) دسته بندی:  

درین مرحله باید مشخص کنید کار های شما در کدام دسته جدول آیزنهاور قرار خواهد گرفت؟ بر اساس این ارزیابی، آن را در بخش مربوطه قرار دهید. جدول آیزنهاور شامل چهار دسته اصلی می شود: 

اول) دسته مهم و عاجل : «مجبوری» 

شامل وظایف عاجل و مهم استند که باید به زودترین فرصت انجام شوند در غیر آن عاقبت ناگواری در بر خواهند داشت. دلیل اصلی آن این است که این کار ها دارای زمان انجام اصطراری هستند و اگر در آن فرصت انجام نشود نمی توانیم باری دیگری انجام شان دهیم ویا با مشکلات بیشتری روبرو خواهیم شد.  

بطور نمونه: 

  •  پرداخت بل برق 
  •  اشتراک دریک جلسه کاری 
  • اتفاقات ناگوار که در همان روز رخ میدهند   

دوم) دسته مهم و غیر عاجل : «هوشیاری» 

این دسته را «هوشیاری» نامیدم چون افراد باهوش بیشتر اوقات شان ره در این دسته میگذرانند کار ای این دسته ربط مستقیم با رشد شما دارد و شامل اقدامات شما در مسیر اهدافتان می باشد. این دسته کارها مهلت انجام ندارند پس به راحتی میتوانیم آنها ره به فردا بسپاریم اما بهتر است بدانید که این همان وظایف هستند که در صورت انجام ندادن به دسته «مجبوری» انتقال پیدا می کنند. 

  • ورزش کردن 
  • سپری کردن زمان با خانواده 
  • برنامه ریزی هفتگی (تعیین برنامه برای هفته پیش رو) 
  • برنامه ریزی مالی هفتگی 
  • خرید مواد غذایی و موارد دیگر 
  • صرف وقت برای پیگیری سرگرمی های خود 
  • کارهای خانه 

 

سوم) دسته غیر مهم و عاجل : «پولیسی» 

وظایف پولیس های منطقه شما چیست؟ این که خراب کاری های مجرمان محله شما ره پاک کنند و همیشه دنبال آنها بروند تا کار بدی انجام ندهند. وظایف این دسته هم همین طور است: از طرف دیگران به شما سپرده شده، به اهداف شما ربطی ندارند، برای شما عایدی ندارند، زمان زیادی از شما می گیرند. 

  • پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و پیام‌های متنی. 
  • ایمیل‌هایی که مهم نیستند اما نیاز به توجه دارند. 
  • کاری به نفع همکاران، دوستان یا اعضای خانواده انجام دهید. 
  • به سوالات همکار جدید پاسخ دهید 
  • بیرون بردن آشغال ها 

 

تلاش کنید در مقابل کار های که در این دسته جا شده اند «نه» بگویید ویا به کسی دیگری بسپارید ویا در صورتیکه مجبور به انجام آن هستید آنها را بطور هوشمندانه انجام دهید تا زمان کمتری از شما بگیرد. 

چهارم) دسته غیر مهم و غیر عاجل : «روزگمی» 

قبلا روز گمی در روی سرک ها بود زمانی که یک گروه جوانان کنار هم جمع می شدند و در هر مورد باهم صحبت های به ظاهر علمی انجام میداند و عابران منطقه خودشان ره دید می زندند، اما خوشبختانه امروزه کسی ره در روی سرک نمی بینیم با وجود آن هم روز گمی بیشتر از قبل شده، تنها مکان آن تغییر کرده و از روی سرک به شبکه های اجتماعی، کانال و گروه های تلگرام و فیسبوک رفته اند. 

  • تماشای تلویزیون و فیلم. 
  • وبگردی بدون هدف. 
  • وقت گذراندن در شبکه‌های اجتماعی. 
  • بازی‌های ویدیویی. 

این کار ها مثل گرگ گشنه زمان شما ره به خودشان اختصاص می دهند و درمقابل هیچ عایدی هم برای شما ندارنند. بنابر این تا حد امکان از این کار ها دوری کنید مگر به اندازه نیاز که دارید. 

انجام در عمل 

در ورق جداگانه جدول آیزنهاور را ترسیم کنید و وظایف خود را از لیست قبلی تان به آن اضافه کنید، در هر دسته می توانید چندین کار ره با الویت های مختلف وارد کنید و مثلا دسته «هوشیاری» میتواند شامل چندین کار های با الویت B و C شود. 

 

   ج) برنامه‌ریزی: 

 با توجه به هر دسته، برنامه‌ریزی را آغاز کنید. برای وظایف عاجل، مهلت‌های زمانی کوتاه‌تر تعیین کنید و برای وظایف مهم، زمان‌بندی طولانی‌تر را در نظر بگیرید. 

  •  تلاش کنید وظایف دسته «مجبوری» را هر چی زودتر انجام دهید شاید بهتر باشد از روش انجام کار سخت در اول صبح استفاده کنید. 
  •  برای دسته «پولسی» حد و مرز تعیین کنید و به اطرافیانتان توضیح دهید که برای شما کاری کمتری محول کنند  و بگویید که برای اقدام در مسیر اهدافتان به زمان بیشتری نیاز دارید.  
  • برای دسته «هوشیاری» برنامه ریزی چندین روزه انجام دهید مثلا برای خواندن کتاب هفت عادت مردمان موفق روزی یک ساعت زمان تعیین کنید.  
  • در پایان میدانی که با دسته «روزگمی» چی کار کنید، مثل جنگل آتش بزنید و هذف شان کنید. 

   د) اجرا و پیگیری: 

 با اجرای برنامه‌ریزی خود، به ترتیب وظایف را انجام دهید. همچنین، پیگیری پیشرفت و پیشبرد کارها را در طول زمان انجام دهید. تلاش کنید مقداری از زمان خودتان را در روز برای برسی عملکرد خودتان اختصاص دهید و کشف کیند که کدام قسمت کار را خوب انجام داده اید و در کدام بخش مشکل داشتید و آنرا اصلاح کنید. 

یک نکته کلیدی عمل گرایی برای یاداشت وظایف روزانه: 

با ارزش ترین چرخه این دنیا از نظر من این است: اجرا > برسی و> اصلاح، چون هر قدر زمان برای برسی عملکرد خودتان سپری کنید به همان اندازه چندین برابر در سرعت عملکرد خودتان افزایش خواهید داشت. همیشه در یک جدول کار های که انجام می‌دهید در طول روز با مقدار زمان که بالای آن سپری کرده اید و مقدار بهره وری که آن کار داشته است را بنویسد و در آخر هفته آنرا برسی کنید موارد که باعث کاهش بهره وری تان شده ره شناسایی و یاداشت کنید تا در هفته آینده با انجام ندادن آنها بتوانید بهتر از آن عمل کنید. 

  

۳. مزایا و بهره‌وری تکنیک آیزنهاور: 

   الف) افزایش بهره‌وری: 

 با تقسیم‌بندی کارها بر اساس اهمیت و عجله، ما می‌توانیم بهترین استفاده را از زمان خود برای انجام کارهای مهمتر داشته باشیم و بهره‌وری را افزایش دهیم. 

   ب) کاهش استرس: 

 با برنامه‌ریزی و کنترل بهتر زمان، استرس و فشار زمانی را به حداقل می‌رسانیم و به طور موثرتر با چالش‌ها مقابله می‌کنیم. 

   ج) دستیابی به اهداف: 

 با تمرکز بر کارهای مهم و اصلی، ما به سمت دستیابی به اهداف اصلی خود حرکت می‌کنیم و پیشرفت بیشتری را تجربه می‌کنیم. 

  

نتیجه‌گیری: 

تکنیک آیزنهاور یک روش کارآمد برای مدیریت زمان است که با تقسیم‌بندی وظایف بر اساس اولویت و ضرورت، به ما کمک می‌کند تا بهترین استفاده را از زمان خود برای دستیابی به اهدافمان داشته باشیم. با اجرای این تکنیک و پیگیری مداوم، بهره‌وری، کاهش استرس و دستیابی به اهداف اصلی خود را تجربه خواهیم کرد. پس از استفاده از این تکنیک، امیدواریم که توانایی‌های خود در مدیریت زمان را بهبود داده و به عملکرد بهتری در زندگی و کار خود برسید. 

نوشته‌های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *